FUTABA Nagoya UNIV.

平成23年度総会開催

去る4月28日(木)に名古屋大学豊田講堂第一会議室にて、平成23年度二葉会総会が開催されました。

出席者総数は正会員　39名　名誉会員　1名　特別会員　9名でした。
また、懇親会費より、25,000円を東日本大震災への義援金として中日新聞事業部へ寄付いたしました。

なお、幹事が会場の後片付けを終わり、豊田講堂を離れたのは21時45分を過ぎていたことを記させていただきます。

下記に総会でのQ&Aを記載します。当日説明不足であった点についても追加いたしました。

1.なぜ郵送を利用するのか？

A.郵便では転出届けを提出していると新住所まで再配達してくれるが、他の配送ではそのままに放置されるか、戻ってきてしまう。
多少割高であることは承知しているが、会員へのサービスと考えて郵送を利用している。
（当日は戻ってくる送付物の点のみで説明しましたが、実際は再配達がポイントでした。）

2.生協以外に印刷を依頼してはどうか？

A.過去に外部業者と相見積もりをとったが、生協の方が安価でした。
また、外部業者によっては幹事や事務局が業者まで原稿を持ち込む必要があるので、研究室・事務局まで足を運んでくれる生協は大変ありがたい。
こうしたサービスとコストを鑑みながら、現在は生協を利用している。詳細な内訳ももらっており、今後も費用面を考えながら改善できる点は検討していきたい。

3.新年合同同窓会は名古屋地区の会員参加のみであり、全体から資金援助するのは不公平ではないか？

A.開催地が名古屋であることは、名古屋大学の性格からして至極妥当なことであると考えております。
名古屋近辺・東海地方にお住まいの方や、遠方にお住まいの方でもお正月の実家への帰郷に併せて参加される方も多く、その点からも特定な人への便宜だけを考えているつもりはありません。
もちろん東京や関西地区においても同様な交流の場ができればよいのですが、幹事団の負担や交通費などを考えると、それぞれの支部での活動で補っていきたいと考えます。
また、新年同窓会への補助ですが、在学生へのサービスを含めて、会員の皆様が一人でも多く参加していただくための補助であり、現状では妥当な金額と考えております。
（参加者数は通常200から250名程度ですが、499名が最大数です。）

4.名簿の発刊を取りやめるか、周期を長くしてはどうか？

A.平成１９年度では、名簿発行に関するアンケートを会員に実施し、２５３名の会員から回答をいただきました。
その結果は、「名簿を有用と考える会員は約７０％」「名簿の送付を希望される方も約７０％」であることが示され、二葉会名簿は会員の繋がりに役立っていることがわかりました。
しかしその一方で、「名簿配布希望者のうち約７５％の会員は、名簿発行周期として、２年以上を希望されている」こと、また、「名簿配布希望者のうち約５３％の会員は、名簿発行周期として２年を希望している」こともわかりました。
このため、「名簿は会員にとって有用なものであり、２年毎の隔年に発行すること」とし、新年同窓会が開催されない年度に名簿を発行し、同窓会が開催されなくても名簿により会員の消息を知ることができるように配慮すると共に、各年度における二葉会の支出をできる限り均一化することとしました。
〔平成２１年度総会（H21.5.22）〕

将来的には、名簿の発刊周期を再検討することはあり得ますし、大多数の会員が名簿発刊を望まないときはそうした選択肢はあります。

5.名簿の電子化・Web化はできないのか？

A.過去において電子化を検討した際にセキュリティー対策費用と送料との相対効果を調べた結果、高度なセキュリティーを利用すると全くコスト低減化が図れないことがわかりました。
電子化の問題は、そのときは最先端のセキュリティーであっても、すぐに時代遅れになることです。
紙ベースであると、裁断してスキャナーで読み込んでデータベース化するという手順となります。
Web化の課題もセキュリティー対策になりますが、仮にWeb化したとしても全員の個人情報を自由にすべての会員に閲覧してもらうということは考えられません。
個人のデータに関しては、現在名古屋大学のhttps://web-honbu04.jimu.nagoya-u.ac.jp/nual/で修正・閲覧ができます。

6.会報を電子化するとか、年2回から1回に変更してはどうか？

A.会報を電子化すれば会報発刊費や郵送費がなくなりますので、コスト低減は著しいです。
しかしながら、電子メール配信では容量の問題が生じる恐れがありますし、全員の方の電子メールアドレスが登録されていませんので、これは不公平感が増すと思われます。
Webなどで配布にしますと、Webを見にきていただかないと意味がありません。
会員とのコンタクト回数が減ってしまうと、結果的に会員の意識から同窓会が希薄になることが考えられるので、電子化に対しては慎重に考えたいと思います。
会報の発刊回数に関しては、今後の状況を見て検討していきます。

セキュリティーを考えない電子化は非常に低コストを実現できますが、セキュリティーを厳重にすればするほど高コストになります。
教員がボランティアで高度なものを作成すればよいのではないかという意見がありますが、そうした技術に長けた会員の教員はいません。
電子版と紙版の混在は紙版制作費のコスト増となります。一定冊数に達しない場合には、将来的に名簿・会報の発刊は困難になると考えられます。
もちろん会報や名簿の発刊が見直されるときには、会費の見直しを検討することになると思います。リタイアされた会員に対しても、今後対応を検討する予定です。